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Facturation des frais de déplacement

Facturation des frais de déplacement

Comment facturer des frais de déplacement au client ? Comment refacturer ses frais de déplacement dans un devis ? Faut-il intégrer la TVA dans vos frais de déplacement ?

Vous avez décroché des chantiers, vous êtes ravis. Mais avez-vous pensé à prendre en compte les frais de déplacement que vous allez avoir entre votre entreprise et le chantier en question ? Les frais de déplacement se facturent au client sous certaines conditions et représentent un coût non négligeable dont il faut absolument tenir compte. Pour ne pas vous laisser surprendre, suivez les conseils de nos spécialistes pour le calcul et la facturation des frais kilométriques.

Qu’est-ce que la refacturation de frais ?

Il est courant que les entreprises refacturent les frais de déplacement que le chantier leur a occasionnés auprès de leur client. Le principe est simple : l’entrepreneur fixe une distance à partir de laquelle il demande le remboursement des frais de déplacement. Cette distance peut être égale à zéro si vous souhaitez facturer des frais kilométriques à tous vos clients. Généralement, cela tourne autour de 20 kilomètres.

Puis, l’entrepreneur inclut ces frais dans la ligne « frais de déplacement » de la facture globale. Tous les entrepreneurs ne le font pas et c’est à la libre appréciation de chacun. Les tarifs de déplacement sont généralement calculés selon le barème kilométrique applicable ou établi en forfait.

Refacturation des frais et TVA

Les artisans qui ont choisi de refacturer des frais de déplacement l’incluent généralement dans le devis. Le client est ainsi informé de ces frais au préalable. N’oubliez pas que le devis vaut contrat de vente. Donc, tous les frais, y compris les frais de déplacement, doivent y être mentionnés.

Comme toutes les prestations doivent être clairement détaillées, vous indiquerez le montant du remboursement dans la ligne « Frais de déplacement ». La question de la TVA sur le calcul des frais de déplacement se pose. Pour faire simple, la TVA à 20 % doit être appliquée sur les frais de déplacement que vous facturez si votre statut de société est soumis à la TVA comme la SASU, SARL, SA ou EURL.

Si vous n’êtes pas soumis à TVA, n’en tenez pas compte. Dans le cas d’une auto entreprise, vous n’êtes pas assujetti à la TVA, vous n’avez pas besoin de répercuter les 20% de TVA sur vos frais de déplacement.

Cette TVA s’applique uniquement si vous choisissez la méthode du forfait qui est détaillée ci-après.

Montant des frais de déplacement

Il n’y a pas de règles strictes concernant le montant des frais de déplacement. Vous trouverez donc deux méthodes afin de calculer la refacturation des frais de déplacement à vos clients à appliquer selon vos principes. Toutefois, si vous optez pour l’une avec un client, vous devez continuer avec la même méthode pour chaque client. Vous ne pouvez pas facturer selon l’une ou l’autre à votre gré.

De même, vous devrez établir un kilométrage minimum ou pas pour facturer vos frais de déplacement et continuer dans cette optique avec tout le monde. Attention, le calcul du montant des frais de déplacement doit être clairement indiqué dans vos conditions générales de vente. C’est pourquoi, une fois la méthode choisie et les tarifs établis, ils ne peuvent varier par la suite.

Que vous soyez un électricien ou un plombier, vous pouvez ou non répercuter vos frais de déplacement aux particuliers. Toutefois, si le montant des frais de déplacement est à définir par vos soins, ne soyez pas trop gourmand sous peine de ne pas être sélectionné par le client.

montant frais de deplacement

Le montant frais de déplacement est à prévoir dans l’établissement de votre devis.

Tarification libre des frais de déplacement

Vous pouvez très bien décider d’une somme forfaitaire pour la refacturation de vos frais de déplacement. Par exemple, vous pouvez facturer 20 euros de frais de déplacement que le client se trouve à 5 minutes de chez vous ou à une heure de route.

De même, vous pouvez décider d’appliquer une somme supplémentaire de 5 euros au-delà de 20 kilomètres et ainsi de suite. Comme il n’y a pas de règles ni de montant déterminé légalement, c’est vous qui les fixez. Veillez quand même à regarder les usages de la profession et à rester dans les tranches de prix pratiqués par vos confrères. En effet, le coût du déplacement peut représenter un véritable frein pour les particuliers. C’est pourquoi dans le cas de dépannage de plomberie ou d’électricité, vous pouvez avertir le client du montant de vos frais de déplacement.

Calculer les frais kilométriques

Ce calcul s’effectue en fonction d’un barème fiscal. Dans cette méthode, vous ne fixez pas les prix puisque les tarifs sont fixés par les impôts. Ce barème kilométrique comprend l’essence, l’usure du véhicule et l’assurance. Il n’y a pas de TVA sur le barème fiscal.

Pour trouver le montant à facturer pour vos frais de déplacement, il suffit de regarder la puissance fiscale de votre voiture d’entreprise sur votre carte grise. Puis, vous vous reportez à la ligne du barème correspondant à vos chevaux fiscaux et vous multipliez la somme par le nombre de kilomètres parcourus entre votre entreprise et le lieu d’intervention. Cela vous donne la somme totale des frais de déplacement à facturer à votre client. Attention de bien compter l’aller et le retour par jour de travail sur ce chantier.

Prix moyen des frais kilométriques par kilomètre

Pour votre information, voici les taux de remboursement applicables si vous utilisez la méthode du barème kilométrique. Le taux peut légèrement varier, car il s’agit des taux 2016. Dans le tableau, d est le nombre de kilomètres.

Puissance Fiscale Jusqu’à 5 000 km/an de 5 001 à 20 000 km/an + de 20 000 km/an
3 CV et moins 0,41 x d (0,245 x d) + 824 0,286 x d
4 CV 0,493 x d (0,277 x d) + 1 082 0,332 x d
5 CV 0,543 x d (0,305 x d) + 1 188 0,364 x d
6 CV 0,568 x d (0,32 x d) + 1 244 0,382 x d
7 CV et plus 0,595 x d (0,337 x d) + 1 288 0,401 x d

Frais de déplacement offerts pour les petites distances

Dans une négociation pour une vente, il est toujours bon de faire un geste commercial pour les frais de déplacement. Cela incite généralement le client a signé le devis. Aussi, vous pouvez très bien offrir les frais kilométriques à votre client.

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Ne faites pas cela sur les grandes distances où vous seriez perdant, mais pour les chantiers qui se situent entre 5 et 15 kilomètres de votre entreprise, le coût sera minime pour vous, mais le geste commercial sera grand pour le client.

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2 COMMENTAIRES

  • bellet
    3 octobre 2017, 21 h 50 min RÉPONDRE

    j’ai contacte un artisntan pour les reparations et entretien de mes pompes à chaleur il est venu chez moi le 07/04/2017 il m’a demandé 600 €uros je lui ai fait un cheque qu’il a encaissé il a pris mes coordonnées pour le devis et facture depuis plus de nouvelles (abonné absent) j’ai reussi à avoir son nouveau téléphone il me demande à présent des frais de déplacement qu’il va me facturer??? Que faire aucun documents (devis et facture non été fournis par l’artisan merci pour la réponse

    • janny@bellet
      19 octobre 2017, 11 h 26 min RÉPONDRE

      Le devis ce fait avant l’intervention ! vous avez accepté les réparations sans savoir combien cela allait vous coûter et sans savoir s’il est assuré ? et pourquoi veut-il vous faire payer des frais de déplacement après être intervenu ?
      bref, faite lui un courrier en recommandé expliquant qu’il à pour obligation de fournir une facture après son intervention, et que le chèque encaissé et une preuve de paiement pour l’intervention FINI, donc sans ajout de frai de déplacement après coup. mettez-y les formes et si le coeur vous en dit, mettez-le en demeure avant procédure judiciaire via votre avocat.

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