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Carnet de commande pour les artisans du bâtiment : comment bien s’en servir ?
La réussite d’une entreprise réside en grande partie dans sa capacité à bien s’organiser. Pour les artisans du BTP, le carnet de commande est un outil incontournable. Ce cahier facilite la gestion des travaux, la prospection et le suivi de chantier.
Mais qu’est-ce qu’un carnet de commande pour professionnel exactement ? Quels en sont les intérêts et avantages ? Et surtout, comment tenir son propre carnet de commande en tant qu’artisan du bâtiment ? Nos experts en bâtiment répondent à toutes ces questions afin de vous aider à améliorer l’efficacité de votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un carnet de commande pour professionnel ?
Un carnet de commande s’apparente au calendrier de travail d’un artisan. Il s’agit d’un document dans lequel sont consignés tous les chantiers futurs, les devis acceptés et les facturations à venir. Ce carnet de commandes permet aux artisans du bâtiment de visualiser rapidement l’ensemble de leurs engagements et de planifier leur activité en conséquence.
Si vous êtes à votre compte dans le bâtiment, vous savez s’en doute qu’il peut être difficile d’organiser son temps entre les tâches administratives, la réalisation des projets, l’achat des matériaux ou encore la prospection commerciale.
Le carnet de commande pour professionnel permet d’avoir une visibilité dans le temps. Il offre une vue d’ensemble sur le volume de travail à réaliser, les échéances à respecter et les ressources nécessaires pour chaque projet. Pour un artisan du BTP, posséder un bon carnet de commandes est synonyme de bonne organisation et de stabilité.
Les composantes essentielles d’un carnet de commande
Pour être réellement efficace, un carnet de commande doit contenir plusieurs éléments clés :
- Les informations client : les coordonnées complètes de chaque client avec qui vous avez conclu une affaire.
- La description du projet et des travaux à réaliser : un résumé détaillé de ce que comprend chaque contrat signé, y compris la nature des travaux, les matériaux utilisés et les particularités éventuelles.
- L’échéancier conclu avec le client : les dates de début et de fin prévues pour chaque chantier, ainsi que les jalons et étapes intermédiaires. C’est d’autant plus important que selon le devis signé, vous pourriez être facturé de pénalités de retard.
- Le statut de paiement : le suivi des différents acomptes et paiements reçus ainsi que ceux en attente.
- Les notes et commentaires : des informations additionnelles comme les retours clients, des ajustements ou des changements en cours de projet.
Voici un exemple de feuille à remplir que l’on peut trouver à l’intérieur d’un carnet de commande pour artisan :
exemple de feuille à remplir que l’on peut trouver à l’intérieur d’un carnet de commande
Les intérêts et avantages d’un carnet de commande
La tenue d’un carnet de commandes rigoureux présente de nombreux avantages pour les artisans du bâtiment. Voiciles principaux bénéfices à tirer d’un carnet de commande.
Une meilleure organisation
Disposer d’un carnet de commande vous aide à organiser votre travail de façon bien plus structurée. Cela permet non seulement de mieux planifier vos tâches quotidiennes, mais aussi d’éviter les oublis et les imprévus. Une bonne organisation est essentielle pour assurer le bon déroulement de vos chantiers et garantir la satisfaction de vos clients.
Une vision claire de l’avenir
Un carnet de commande bien rempli offre une visibilité sur le long terme. Vous savez exactement quels projets vous attendent dans les semaines et mois à venir, ce qui vous aide à anticiper les besoins en main-d’œuvre et en matériel. Cela peut également vous permettre d’identifier les périodes creuses et d’ajuster votre prospection en conséquence.
En ayant une visibilité sur le calendrier de vos futurs chantiers, vous pourrez facilement identifier les périodes plus calmes. En cas de commandes en baisse, il vous faudra par exemple relancer les prospects n’ayant pas encore signé votre devis.
Optimisation de la gestion financière
Le suivi des devis, des bons de commande et des facturations grâce à votre carnet de commandes aide à maintenir une comptabilité précise et à éviter les retards de paiement. Cela contribue à stabiliser le flux de trésorerie et améliore la rentabilité de votre entreprise.
Comment faire son carnet de commande en tant qu’artisan du bâtiment ?
Créer un carnet de commande peut sembler intimidant au premier abord, mais c’est en réalité assez simple si on s’y prend correctement. En effet, il s’agit d’un document très simple d’utilisation et surtout très succint. Le cahier va à l’essentiel et est donc facile à remplir et à lire. Voici comment procéder efficacement pour faire son propre carner de commande en tant que pro du bâtiment.
Choisir les outils appropriés
La première étape consiste à choisir les supports sur lesquels vous allez établir votre carnet de commande. Bien que certains préfèrent encore les cahiers en papier, il est fortement recommandé d’opter pour des solutions numériques. Des logiciels spécifiques de gestion de chantier ou même des tableurs Excel permettent de centraliser aisément toutes les informations.
Bien entendu, certains outils de suivi et gestion administrative ont un coût. Néanmoins, il faut comparer le prix des licences avec le gain de temps et le confort procurés. Surtout que les différents outils sur le marché vous proposent une solution globale allant de la prospection à la facturation et au suiv des chantiers.
Organiser les informations
Ensuite, il convient de structurer correctement les données pour faciliter la lecture et la mise à jour. Rangez vos commandes par catégories (par exemple, par type de chantier, date de début ou importance stratégique) et pensez à y intégrer les composantes essentielles décrites précédemment.
Mise à jour régulière
Le secret d’un carnet de commandes efficace réside dans sa mise à jour régulière. Prenez l’habitude d’actualiser les informations au fur et à mesure, dès qu’un nouvel élément survient : acceptation d’un devis, réception d’un paiement, changement de spécifications, …
Cette rigueur garantira toujours une vue d’ensemble fidèle à la réalité.
Utiliser des rappels et notifications
Les entrepreneurs du BTP courent d’un chantier à l’autre et enchainent les rendez-vous. Sans une bonne organisation, il est très facile de rapidement oublier des choses.
Profitez des fonctionnalités avancées des outils numériques pour programmer des rappels automatiques. Ceux-ci pourront vous notifier des échéances importantes, des rendez-vous à ne pas manquer ou encore des suivis de facture à effectuer. Ces automatisations peuvent grandement alléger votre charge mentale et améliorer votre efficience.
Analyse et ajustement
Enfin, consacrez régulièrement du temps à analyser le contenu de votre carnet de commandes. Recherchez les tendances récurrentes, identifiez les points forts et les axes d’amélioration. Par exemple, si vous constatez que certaines périodes de l’année sont systématiquement moins chargées, intensifiez vos efforts de prospection à ces moments précis pour compenser cette baisse d’activité.
C’est par exemple le cas des poseurs de climatisation réversibles qui sont davantage solliciter au printemps et en été. Il peut alors être utile de proposer de l’entretien de climatisation ou des remises commerciales en hiver par exemple.
Une autre astuce intéressante pour alimenter votre carnet de commandes consiste à collaborer avec des apporteurs d’affaires. Ce partenariat peut dynamiser la croissance de votre entreprise en attirant continuellement de nouveaux clients.
Cas pratiques et recommandations spécifiques
Pour vous donner un exemple de gestion de chantier grâce au carnet de commande, prenons le cas de Paul, artisan plombier. Lorsqu’il reçoit une demande de prestation, Paul réalise un devis détaillé qu’il enregistre immédiatement dans son carnet de commandes.
En parallèle, il note les disponibilités du client et planifie les différents rendez-vous et interventions nécessaires jusqu’à la livraison des travaux. Tout cela lui permet de suivre simultanément plusieurs projets sans risque de confusion.
Grâce aux rappels intégrés à son logiciel de gestion, Paul sait toujours quelles sont ses priorités immédiates et peut prévenir ses clients en cas de délai ou d’intervention nécessaire. Son carnet de commande l’aide à sécuriser ses revenus en s’assurant que chaque étape de la facturation est respectée.
Vous l’aurez facilement compris, un carnet de commandes bien tenu est essentiel pour un artisan du bâtiment souhaitant optimiser la gestion de ses chantiers, assurer une stabilité financière et avoir une vision claire sur plusieurs mois.
