Renouveler une certification QUALIBAT

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Renouveler une certification QUALIBAT

Vous avez votre certification QUALIBAT en poche ? Soyez vigilent car ces labels ne sont pas pas attribués de façon définitive. Vous avez des obligations de suivi annuel et une demande de renouvellement à effectuer régulièrement. En plus, QUALIBAT a durci ses règles depuis quelques années, malgré une simplification de la démarche de renouvellement en 2018, afin d’assurer le professionnalisme des artisans qualifiés. Anticipation, regroupement des procédures et des labels, il y a de quoi s’y perdre !

Alors, comment renouveler une certification QUALIBAT ? Pourquoi les artisans doivent réviser leurs qualifications tous les 4 ans ? Quand faire le renouvellement des qualifications QUALIBAT ? Que faire en cas d’oubli du renouvellement ? Dans le bâtiment, les entreprises qualifiées QUALIBAT bénéficient de nombreux avantages. Mais pour continuer d’être certifiées, ces sociétés doivent veiller à faire réviser leurs qualifications et surtout, à renouveler en temps et en heure leur certifications et labels QUALIBAT. Pour ne pas vous retrouver désemparé devant les formalités, suivez le guide et ne ratez aucune étape !

 

Qu’est-ce que l’organisme QUALIBAT ?

 

QUALIBAT est un organisme indépendant délivrant des labels de qualification et de certification dédiés aux métiers de la construction. D’autres organismes existent comme CERTIBAT ou QUALIFELEC pour les électriciens. Ainsi, cet organisme français forme les entreprises du bâtiment afin de valoriser leurs compétences et leur savoir-faire : techniques de construction, respect des normes de construction en vigueur, préparation à la RT 2020, …

Toutefois, d’autres points moins techniques sont également examinées par la commission. C’est le cas par exemple de la bonne santé financière de l’entreprise, des assurances professionnelles souscrites, de l’absence de litiges avec des clients ou encore du matériel et des ouvriers à disposition de la société.

Une fois les compétences examinées, QUALIBAT délivre alors un label accréditant de la conformité de l’entreprise de construction à toutes les conditions d’attribution. Le label le plus populaire est certainement la mention RGE pour les pros des travaux de rénovation énergétiques. Néanmoins, les labels de qualification et de certification délivrés par l’organisme ne sont pas attribués de façon définitive dans le but de vérifier que les entreprises certifiées soient toujours au niveau.

 

Durée de validité des certifications QUALIBAT

 

De nombreux artisans croient à tort qu’une fois obtenue, une certification QUALIBAT est valable à vie. En réalité, la certification QUALIBAT n’est valable que 4 ans. Un artisan disposant du label RGE pourra ainsi perdre son accréditation en cas de non renouvellement par exemple.

Par conséquent tous les 4 ans, vous devez demander le renouvellement selon une procédure bien définie. Mais ne croyez pas pour autant que pendant les 4 années, rien n’est à faire pour conserver et justifier votre label fraîchement acquis. En fait, vous êtes soumis à un suivi annuel déclaratif. Il s’agit de cycles d’évaluation qui ont lieu lors de la période de validité de votre certificat QUALIBAT. L’objectif est de contrôler que votre entreprise continue de bien respecter les requis de l’organisme et qu’elle assure une qualité constante sur les chantiers.

Pour récapituler, vous avez donc deux obligations vis-à-vis de la certification QUALIBAT :

• Un suivi annuel à déclarer chaque année : QUALIBAT vous délivre un certificat annuel à produire auprès des particuliers ou des tiers avec lesquels vous travaillez. Chaque année, lorsque vous faites votre déclaration annuelle à la date anniversaire de l’obtention du label, vous recevez le nouveau certificat annuel pour l’année à venir. Le suivi annuel est obligatoire pour conserver le droit d’usage de votre certification.
• Un renouvellement à demander tous les 4 ans : comme le label n’est valable que 4 ans, son renouvellement pour la même période est à demander en amont de la date anniversaire.

Pour éviter tout dépassement dans le délai imparti pour le renouvellement, QUALIBAT envoie un rappel par courrier et un conseiller peut également être amené à vous contacter afin de faire le point sur votre situation et vous rappeler la date d’échéance de votre certification.

 

Règles de renouvellement de qualification chez QUALIBAT

 

Lors du renouvellement de la qualification, vous devez justifier auprès de QUALIBAT de la continuité de l’application des exigences qui font que vous avez obtenu la norme. Il va donc falloir constituer un dossier avec plusieurs pièces justificatives qui prouveront votre respect des exigences, à savoir :

• Les moyens et résultats. Pour cela, il faudra fournir :
  • La liste du personnel employé, les sous-traitants et le personnel externe à l’entreprise.
  • Le chiffre d’affaires réalisé.
  • La liste des matériels et machines et une description immobilière.
• Les chantiers réalisés pendant les 4 dernières années. Pour cela, il faudra fournir la liste des chantiers sur les quatre dernières années, dans l’activité pour laquelle l’entreprise demande à être qualifiée, précisant les principales caractéristiques techniques, le montant hors taxes des travaux, les coordonnées du maître d’ouvrage et du maître d’œuvre.
• Deux chantiers de référence dans les 4 dernières années. Pour cela, il faudra fournir :
  • Le devis descriptif quantitatif ou CCTP ou commande ou ordre de service (ou équivalent).
  • Et en cas de sous-traitance : une attestation faisant ressortir la description technique des travaux réalisés, la date d’exécution, le montant hors taxes, l’éventuel recours à la sous-traitance ainsi que l’évaluation portant sur la qualité de la réalisation, le respect des délais et la tenue du chantier.
• Attestation de sinistralité. Pour cela, il faudra fournir l’état des déclarations de sinistres en responsabilité construction sur les quatre dernières années.

Vous les aurez sans doute reconnues. En effet, les pièces demandées pour un renouvellement de certification sont similaires à celles demandées pour une première demande. Par conséquent, une demande de renouvellement d’une qualification chez QUALIBAT peut demander de reconstituer un dossier complet. Si les suivis annuels ont été bien réalisés, il est possible que le dossier à fournir soit moins conséquent.
 

 
Aussi, vous savez qu’elles demandent du temps pour être obtenues. C’est pourquoi il est conseillé de vous y prendre largement à l’avance afin de ne pas dépasser l’échéance pour le dépôt des dossiers. En effet, il serait de rater la signature de devis travaux à cause de la perte temporaire de votre label RGE QUALIBAT.

 

Comment renouveler une certification QUALIBAT ?

 

Pour renouveler une certification QUALIBAT, vous allez devoir suivre une procédure bien précise qui va se dérouler en différentes étapes. En effet, le processus de renouvellement est long, car, comme vous l’avez vu, il y a plusieurs documents à réunir et certains sont plus longs à obtenir que d’autres. Pour autant, ensuite, il ne s’agit que d’un déroulé administratif qui aboutit, si toutes les conditions sont remplies, à un renouvellement du certificat QUALIBAT pour 4 nouvelles années. Voici donc comment procéder pour renouveler votre certification QUALIBAT étape par étape.

 

Étape 1 : payer la cotisation pour recevoir le dossier

Comme lors de votre première demande de certification, vous allez devoir payer une cotisation pour pouvoir recevoir votre dossier de renouvellement. Ce montant est calculé en fonction de la qualification demandée et du nombre de personnes à certifier. Il comprend bien entendu les frais d’instruction du dossier.

Par conséquent, plus votre société du bâtiment a de qualifications QUALIBAT à renouveler et d’employés et plus le montant du renouvellement sera élevé.

 

Étape 2 : constitution du dossier de renouvellement

Une fois le dossier entre vos mains, il faut le remplir et le signer. Mais ça, c’est l’étape la plus simple. Le plus compliqué et chronophage est de rassembler tous les documents mentionnés précédemment et ceux éventuellement en plus selon votre situation. En effet, le renouvellement chez QUALIBAT peut imposer de constituer un dossier complet en fonction de votre situation. Vérifiez bien que votre dossier est complet avant de l’envoyer.

De nouveaux documents peuvent vous être demandés afin de contrôler la qualité des chantiers et des travaux réalisés. Il ne faut donc pas hésiter à prendre des photos de vos réalisations quand vous êtes un artisan qualifié QUALIBAT.

 

Étape 3 : réception du dossier par QUALIBAT

Le secrétariat vérifie que l’ensemble des pièces est présent dans votre dossier ainsi que sa cohérence. En cas de besoin, il vous contactera pour vous demander des pièces complémentaires ou des documents manquants.

 

Étape 4 : instruction du dossier par la commission départementale

Votre dossier passe devant la commission départementale délivrant le renouvellement. Si tous vos documents attestent de la conformité au label, celui-ci est renouvelé pour 4 ans. Si ce n’est pas le cas, la commission peut décider de le renouveler uniquement pour 2 ans ou de carrément vous le supprimer.

 

Anticiper la révision de sa qualification pour garder son label

 

Depuis 2016, les règles en matière de renouvellement du label QUALIBAT ont évolué. Si auparavant vous aviez le temps de demander le renouvellement, maintenant, il faut s’y prendre presque 1 an à l’avance ! En effet, le délai de traitement n’est pas loin des 9 mois du début de la procédure jusqu’à la fin. Il faut donc vous y prendre bien à l’avance.

Pour reprendre les étapes de traitement du dossier et vous donner un ordre d’échéance, voici ce qu’il faut retenir :

• La demande de dossier et donc le paiement de la cotisation de renouvellement doivent être faits 9 mois avant la date d’échéance.
• Le rassemblement des pièces et l’envoi du dossier rempli doivent être faits rapidement.
• La réception du dossier doit intervenir au maximum dans les 5 mois avant l’échéance de renouvellement. Cela laisse le temps nécessaire à l’instruction et aux éventuelles demandes de pièces complémentaires.
• Le passage en commission de votre dossier se fait dans les temps.

 

Renouvellement plus simple pour les entreprises qualifiées

 

Depuis 2018, le processus de suivi annuel et de renouvellement de certification a été simplifié. Désormais, le suivi annuel se fait une fois pour toutes par an, quel que soit le nombre de qualifications détenues. Vous devez répondre à un questionnaire annuel à date fixe qui se trouve en ligne et disponible 2 mois avant la date anniversaire de votre qualification. Et la procédure s’arrête là. Vous recevez votre certificat annuel en temps et en heure.

Pour le renouvellement, la simplification aussi est de mise. L’année du renouvellement de certification, il n’y a pas de suivi annuel. Il faut simplement suivre la procédure énoncée plus haut pour demander le renouvellement de votre certificat QUALIBAT.

En résumé, QUALIBAT a décidé de faciliter le renouvellement de ses qualifications, et notamment le renouvellement du label RGE, en apportant trois nouveautés :

• Un suivi annuel plus simple pour les entreprises qualifiées grâce à l’ajout de la date d’anniversaire.
• La mise à disposition d’un service en ligne pour suivre ses qualifications et les renouveler.
• Une nomenclature plus simple des certifications et qualifications proposées par QUALIBAT.

Pour en savoir plus sur ces simplifications apportées par QUALIBAT et le fonctionnement du renouvellement, vous pouvez consulter le communiqué officiel de l’organisme.