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3 logiciels gratuits pour devis et factures

3 logiciels gratuits pour devis et factures

Avez-vous déjà utilisé un logiciel gratuit de facturation ? Lorsque l’on dirige une entreprise de BTP ou que l’on est artisan du bâtiment à son compte, l’édition de devis et de facture fait partie du quotidien. Il s’agit d’une tâche à la fois incontournable, chronophage et déterminante pour la santé de votre entreprise. Comment parvenir à produire des documents respectueux de la réglementation, qui convertissent les prospects en clients, sans que cela ne vous prenne pour autant tout votre temps et toute votre énergie ? Découvrez trois logiciels gratuits de devis et de facture, pour vous aider dans la gestion administrative et comptable de votre entreprise.

 

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

 

Un logiciel de facturation est un outil pensé et conçu pour aider les entreprises à simplifier l’édition et la gestion des devis et des factures. De nombreuses tâches administratives peuvent être prises en charge par ce type de programmes informatiques.

 

À quoi sert un logiciel de devis et de factures ?

 

La gestion de la facturation n’est pas des plus évidentes pour un artisan du bâtiment. Elle reste pourtant indispensable. En optant pour un logiciel de devis et de factures, vous pouvez ainsi :

  • éditer vos devis et factures ;
  • les transmettre à vos clients ;
  • les archiver ;
  • les intégrer dans votre système comptable pour simplifier votre comptabilité.

Quel que soit le type d’entreprise, vous pouvez trouver le logiciel de devis et de factures qui s’adapte aux exigences de votre statut juridique et de la taille de votre entité.

Les avantages d’un logiciel de facturation sont nombreux. Il vous permet entre autres de :

  • gagner du temps grâce à l’automatisation de votre édition de documents ;
  • réduire les risques d’erreurs sur vos documents ;
  • archiver simplement vos documents ;
  • convaincre un client d’accepter un devis en présentant un devis de qualité.

 

L’utilisation d’un logiciel de devis est-elle obligatoire ?

 

En tant qu’entrepreneur, il n’est pas obligatoire d’avoir recours à un logiciel de facturation. Vous pouvez tout à fait éditer vous-mêmes vos factures, en utilisant par exemple un tableur.

 

Quelles sont les mentions obligatoires d’un devis et d’une facture ?

 

Quelles sont les mentions obligatoires à intégrer dans un devis et dans une facture ?

Pour que vos devis et factures soient considérés comme réglementaires, n’oubliez pas d’intégrer les mentions obligatoires.

 

Grâce à votre logiciel de facturation, vous pouvez intégrer facilement les mentions obligatoires des devis et des factures.

 

Les mentions obligatoires des devis

Voici les mentions obligatoires à intégrer dans votre devis :

  • la mention « devis » ;
  • le numéro du devis ;
  • le nom de votre entreprise ;
  • la raison sociale de votre entreprise ;
  • le numéro de Siret et de Siren ;
  • l’adresse de l’entreprise (n° de téléphone et courriel) ;
  • le statut de l’entreprise et sa forme juridique ;
  • le numéro RCS (pour un commerçant), suivi du nom de la ville où se situe le greffe d’immatriculation ;
  • le numéro d’inscription au Répertoire des métiers (pour un artisan)
  • le numéro individuel d’identification à la TVA ;
  • le nom du client ;
  • l’adresse du client ;
  • la date du devis et sa durée de validité ;
  • la date de début des travaux ;
  • la durée estimée des travaux ;
  • le décompte détaillée de chaque prestation, en quantité et en prix à l’unité ;
  • la description détaille de chaque prestation ;
  • le prix horaire ou le prix forfaitaire de la main-d’œuvre ;
  • les conditions de paiement ;
  • les conditions de livraison ;
  • les conditions d’exécution du contrat ;
  • les procédures de réclamation ;
  • les conditions du service après-vente, notamment les garanties ;
  • la somme globale à payer hors taxe (HT) et toute taxe comprise (TTC), en n’omettant pas de préciser les taux de TVA applicables ;
  • votre signature, sans oublier d’indiquer « bon pour accord » ;
  • un espace disponible pour la signature de votre client, s’il décide de vous choisir comme artisan pour ses travaux.

 

Les mentions obligatoires des factures

En ce qui concerne la facture, vous retrouvez les mêmes éléments, qui peuvent ainsi se regrouper en grandes catégories de mentions obligatoires :

  • l’identification de la facture : le numéro du document et la date d’émission ;
  • la date de la vente de prestation ;
  • l’identité de votre entreprise (dénomination sociale, adresse du siège social, adresse de facturation, forme juridique, capital social, numéro de Siret et de Siren, numéro de RCS ou de RM) ;
  • l’identité du client ;
  • le numéro du devis correspondant ;
  • le numéro d’identification TVA ;
  • les éléments concernant les prestations (quantité, détail, prix) ;
  • la TVA ;
  • les éventuelles réductions ;
  • la somme à payer ;
  • les informations relatives aux modalités de paiement ;
  • les éléments relatifs à la garantie légale de conformité de deux ans minimum pour certains biens.

 

Quel logiciel gratuit de devis et factures ?

 

Pour vous aider à trouver le logiciel de devis qui vous convient parmi les trois outils gratuits de facturation, voici quelques données sur :

  • leurs caractéristiques ;
  • leurs avantages ;
  • leurs points faibles.

 

Quelles sont les caractéristiques des trois logiciels gratuits ?

Découvrez trois logiciels gratuites de facturation :

  • Facture.net ;
  • Henrii.com ;
  • Kafeo.com.

 Facture.net

Ce programme informatique a été créé par le site de freelancing Codeur.com. Il s’adresse aux travailleurs indépendants et aux freelances. Il fonctionne en ligne et permet de gérer les clients ainsi que votre activité. Ses fonctions CRM sont particulièrement intéressantes.

Henrri.com

Henrri est l’un des logiciels de facturation gratuits les plus connus du marché. Développé par le groupe Rivalis en 2016, il est destiné aux indépendants et aux TPE et PME qui n’ont pas nécessairement les moyens de s’offrir une solution professionnelle.

Cet outil SaaS met à votre disposition 40 modules, dont la création facture et devis avec mentions obligatoires. Il vous permet également de faire vos relances d’impayés.

Kafeo.com

Cet outil est plutôt destiné aux entrepreneurs individuels, qu’ils soient artisans, commerçants ou libéraux. Il propose une version gratuite et une payante.

Il est équipé des fonctionnalités :

  • édition de devis ;
  • édition de facture ;
  • suivi des relances ;
  • gestion des contacts. Cette dernière comprend la création de fiches, leur classement dans différentes catégories (clients, prospects, partenaires, fournisseurs…) et la centralisation des échanges.

 

Quels sont les avantages de ces trois logiciels de devis ?

Facture.net est un outil intéressant à plusieurs niveaux :

  • il est simple à prendre en main ;
  • il restera toujours gratuit, d’après les affirmations de ses créateurs ;
  • il est certifié conforme à la loi anti-fraude à la TVA ;
  • il possède une fonction CRM peu avancée, mais loin d’être inutile pour faciliter le suivi commercial ;
  • il permet de s’inscrire rapidement ;
  • il dispose d’une fonction “opportunités d’affaires”, qui permet d’analyser son chiffre d’affaires prévisionnel.

Henrii possède certains atouts :

  • complet et évolutif ;
  • sans limites d’utilisations ;
  • une gratuité qui ne dépend pas de la publicité ;
  • un tableau de bord personnalisable sur la page d’accueil.

En ce qui concerne Kafeo, ce logiciel est :

  • simple à utiliser ;
  • sans contrainte d’avoir ses données en ligne, en raison du téléchargement.

 

Quels sont les points faibles ?

Malgré ses qualités, Facture.net a quelques points faibles :

  • pas de service client ;
  • pas de possibilité de personnalisation des devis et factures ;
  • pas d’application mobile ;
  • la présence de publicités.

Du côté d’Henrii, on peut lui reprocher :

  • son manque d’intuitivité ;
  • la complexité de son outil d’édition ;
  • l’absence d’application mobile ;
  • une fonctionnalité comptabilité très basique, qui ne permet pas d’éditer de déclaration de TVA ou de gérer vos fournisseurs.

En ce qui concerne Kafeo, cet outil :

  • n’est pas accessible en ligne ;
  • doit être téléchargé directement sur votre ordinateur ;
  • reste très basique dans sa version gratuite ;
  • l’absence de modernité sur le plan de l’interface.

 

Alternative au logiciel gratuit : comment éditer soi-même un devis ?

 

Vous n’avez pas envie d’utiliser un logiciel gratuit ? Vous préférez vous débrouiller seul ? Notez qu’il est toujours possible d’éditer vous-même vos devis et facture en utilisant Word ou Canva.

Par ailleurs, en fonction de la banque professionnelle chez laquelle vous avez votre compte professionnel, sachez que l’établissement peut vous proposer des outils d’édition de devis et de facture disponible gratuitement pour les titulaires de comptes.

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