Facture Proforma dans le BTP : tout savoir

• Par pro btp
• dans Équipements : utilitaire, outils, matériaux

Facture Proforma dans le BTP : tout savoir

Il vous est demandé d’établir une facture proforma, mais vous ignorez de quoi il s’agit ? Ce document commercial joue un rôle important dans les relations B2B, mais également avec vos clients particuliers dans le secteur du bâtiment. Elle ne doit toutefois pas être confondue avec la facture définitive ou avec le devis. Découvrez dans cet article pourquoi et comment éditer une facture proforma.

 

Qu’est-ce qu’une facture proforma ?

 

Une facture proforma est une facture « pour la forme ». Cette facture est donc émise simplement à titre informatif, afin d’indiquer au client l’ensemble des détails qui concernent la facturation de ses achats.

La facture proforma peut respecter certaines règles de forme, mais n’a aucune valeur probante.

 

Quelle est la différence entre une facture proforma et une facture définitive ?

 

Lorsque vous éditez une facture proforma, vous ne présentez pas une facture définitive. Comme son nom l’indique, cette dernière est la facture qui sera produite au client quand viendra le moment du règlement.

La facture proforma est un brouillon de facture définitive. Cette facture provisoire permet de servir de base à l’édition de la facture commerciale.

Certains points différencient la facture pour forme de la facture définitive :

• son caractère non payable ;
• son absence de valeur juridique ;
• son absence de valeur fiscale ;
• la possibilité de la modifier à 100 %.

Toutes ces raisons expliquent pourquoi la facture proforma n’a pas sa place dans votre comptabilité.

 

Quelle différence entre une proforma et un devis ?

 

Alors que le devis est une sorte de pré-contrat qui doit être accepté ou refusé par le client, la facture proforma n’a qu’une valeur informative.

Un devis signé engage les deux parties. Une facture provisoire n’a rien de contractuel. Il s’agit simplement d’une proposition, d’une offre commerciale.

 

Pourquoi éditer une facture pour la forme ?

 

 

Pour utiliser une facture qui n’a aucune valeur juridique ni comptable ? C’est justement tout son intérêt ! La facture proforma n’ayant pas de valeur probante, elle permet de formuler une première proposition commerciale au client, avant d’envoyer la facture définitive.

Avec la facture pour la forme, la négociation avec le client est toujours possible.

Pour un artisan du bâtiment, elle permet par ailleurs de s’assurer que le client a bien en tête les contours de la transaction, que ce soit sur le plan des prestations prévues que de leur prix.

La facture provisoire peut aussi bien être demandée par votre client lui-même qu’éditée de votre propre chef.

 

La facture provisoire a-t-elle un caractère obligatoire ?

 

Il n’existe aucune obligation d’édition de facture provisoire dans le cadre d’une relation commerciale.

L’établissement d’une facture proforma est donc totalement facultatif.

 

Quand envoyer une facture proforma ?

 

Dans quelles situations est-il pertinent d’envoyer une facture provisoire ? Plusieurs cas de figure peuvent se présenter :

• pour l’import-export : Dans le cadre de relations commerciales internationales, l’édition d’une facture PF est une obligation lorsque vous exportez des marchandises en dehors de l’Union européenne. La facture provisoire permet de déterminer la valeur des biens exportés ou importés. La facture proforma sert aussi de preuve pour les douanes, afin de faciliter les opérations douanières ;
• pour un crédit : Si vous avez le projet de souscrire un emprunt auprès d’une banque ou de demander une subvention auprès d’un organisme ou d’une collectivité, notez que la facture provisoire a une valeur dans le cadre de votre dossier ;
• en perspective d’un escompte : Si vous souhaitez obtenir le règlement d’un escompte par un client dont vous doutez de la bonne foi, la facture provisoire vous permet de négocier le paiement de cet escompte. Vous vous protégez contre les impayés. Il vous suffira ensuite d’envoyer une facture définitive une fois la prestation réalisée. Grâce à l’escompte, vous évitez les risques de retards de paiement ou d’impayés ;
• pour favoriser les négociations : La facture sert alors de base à des discussions sur les prestations ou sur le prix ;
• pour justifier une dépense.

Sachez que vous êtes tout à fait en droit de demander une facture provisoire à l’un de vos fournisseurs.

 

Quelles mentions doivent figurer sur une facture proforma ?

 

Pour être valide, une facture définitive doit comporter un ensemble de mentions obligatoires. Ce n’est pas le cas pour la facture proforma. Vous n’êtes pas tenu de respecter un ensemble de règles de forme. Toutefois, afin que le document ait une véritable valeur informative, veillez à intégrer un certain nombre de mentions :

• la mention « proforma » bien visible dans l’en-tête de votre document, afin de ne pas confondre cette facture avec une version définitive ;
• la date d’émission de la facture ;
• l’ensemble des informations qui permettent d’identifier votre entreprise du bâtiment (raison sociale, adresse du siège social, numéro SIREN ou numéro SIRET, forme juridique et, le cas échéant, le numéro de TVA intracommunautaire) ;
• l’ensemble des informations qui permettent d’identifier votre client ;
• la référence du produit ou du service, si vous fonctionner avec ce système ;
• la liste des produits ou des services vendus, en présentant la description, les quantités, le prix unitaire et le prix global ;
• le mode de livraison, si vous la proposez ;
• les délais de livraison, le cas échéant ;
• le montant total hors taxe que le client devrait régler ;
• le montant de la TVA ;
• le montant TTC ;
• les conditions de paiement ;
• les mentions légales qui correspondent à votre statut juridique.

Afin de ne pas confondre vos factures proforma, il est préférable qu’elles soient numérotées, mais en suivant un système de numérotation propre.

 

Comment transformer une facture proforma en facture ?

 

Lorsque la transaction est effectuée, vient le moment du règlement. Si votre facture proforma n’a pas fait l’objet de modifications, vous pouvez tout à fait convertir votre facture provisoire en facture définitive.

Dans ce cas, quatre modifications doivent apparaître :

• le changement du titre en en-tête qui devient « Facture » et non plus « Facture proforma » ;
• la numérotation qui s’inscrit dans la suite des factures définitives ;
• la date d’émission de la facture définitive ;
• l’échéance du paiement.

 

Quel outil pour éditer vos factures proforma ?

 

Afin de vous simplifier la vie, il est préférable de vous tourner vers un outil de facturation.

Grâce à l’automatisation des données, la saisie de votre document est ultra rapide.
Avec votre logiciel de facturation, vous n’hésiterez plus à éditer des factures provisoires pour vos clients.

 

Pour résumer

 

La facture proforma :

• n’a pas de valeur juridique ;
• n’a pas de valeur comptable ;
• n’a pas un caractère obligatoire ;
• ne suit aucune règle de forme ;
• est établie gratuitement ;
• n’oblige pas le client à procéder au paiement ;
• contient des informations qui restent modifiables.

Vous savez désormais à quoi sert et comment éditer une facture proforma dans le respect des règles de l’art !