Qu’est ce que la GED : gestion électronique des documents ?

• Par pro btp
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Qu’est ce que la GED : gestion électronique des documents ?

Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises, et notamment des entreprises du secteur du bâtiment, s’équipent d’un logiciel GED. Ce système leur permet de faciliter leur gestion documentaire. En quoi consiste exactement la gestion électronique des documents ? Quelles sont les différentes sortes de GED ? Quelle est la solution la plus adaptée à votre entreprise ? Quel budget prévoir ? Faisons le point.

 

Gestion électronique des documents : définition

 

 

Vous êtes artisan du bâtiment et les tâches administratives telles que la gestion documentaire ne font pas partie de vos activités préférées ? Avez-vous déjà entendu parler de la GED ?

La gestion électronique des documents est un système qui permet d’optimiser la gestion et l’exploitation informatique des documents. Le système GED est intégré à un logiciel d’entreprise.

Les avantages de la GED sont nombreux :

• la réduction de l’espace de stockage physique utilisé ;
• la garantie de la sécurité ;
• la rapidité en facilitant la recherche des documents ;
• les économies réalisées sur le long terme.

 

Quelle est la différence entre la GED et le SAE ?

 

Alors qu’un SAE (système d’archivage électronique) se résume à un outil de conservation légale des documents, la GED permet leur archivage, leur modification et leur diffusion.

Les deux outils sont donc complémentaires.

 

Quel est le fonctionnement de la GED ?

 

À l’heure où les documents commerciaux, professionnels et réglementaires se multiplient, les entreprises du secteur du BTP ont besoin de trouver des solutions pour leur faire gagner en temps et en efficacité dans leur gestion documentaire. Des devis à la facture, en passant par le contrat, les avenants ou encore les contrats salariés ou intérimaires, les entreprises peuvent rapidement s’y perdre.

Dans un univers ultra concurrentiel, optimiser sa gestion documentaire est un véritable atout. Et un défi. Il est indispensable de pouvoir accéder en quelques secondes à un document et le partager.

Le GED doit être capable de :

• capturer numériquement les documents ;
• indexer les documents ;
• rechercher les documents ;
• stocker les documents ;
• suivre les modifications apportées aux documents.

 

Quels sont les différents types de GED ?

 

Il n’existe pas un mais plusieurs types de GED. Il est important de bien comprendre leurs différences, afin de choisir la solution la plus adaptée à vos besoins :

• la GED de production : Le système se concentre ici sur le traitement et la gestion des documents de travail. Ce logiciel permet la création, le partage, la modification et la consultation des documents. Cette solution est intéressante pour les entreprises dont la gestion des documents est le cœur de leur métier ;
• la GED de diffusion : Dans ce cas, le logiciel joue principalement un rôle au niveau de la diffusion des documents aux membres de l’entreprise et à ses partenaires. Vous pouvez vous tourner vers ce type de logiciel si vous avez des besoins en matière de communication auprès de vos fournisseurs, clients et partenaires ;
• la GED d’archivage : Il permet la conservation des documents de manière sécurisée. Cet outil est particulièrement recommandé aux entreprises qui ont des besoins d’archivage pour des raisons légales ou réglementaires.

 

Quelles sont les étapes de la GED ?

 

La gestion électronique des documents suit un processus qui se découpe en cinq étapes, correspondant au cycle de vie d’un document numérique :

• la dématérialisation ;
• l’indexation ;
• le stockage électronique ;
• la diffusion ;
• la destruction.

 

La dématérialisation des documents

Elle consiste à intégrer l’ensemble des documents de l’entreprise dans le système GED.

Les documents déjà dématérialisés n’auront pas besoin de subir de transformation, contrairement aux archives ou à certains documents externes.

En règle générale, chaque document suit un processus de validation paramétrable, afin que le document final qui intégrera la GED soit conforme aux critères prévus.

 

L’indexation

Les fichiers sont indexés pour faciliter les recherches. L’indexation peut être réalisée par date, par numéro client, par numéro de référence ou encore par mot clé.

L’entreprise doit déterminer quelle méthode convient le mieux. L’objectif est de trouver une méthode parlante, cohérente et pertinente.

 

Le stockage électronique

Le stockage permet de respecter certaines obligations de conservation de documents pour des raisons de fonctionnement ou bien pour des raisons légales.

Le choix du système de stockage dépend toujours et encore des besoins de l’entreprise. Il peut s’agir d’une solution cloud, d’un serveur sur site ou d’un serveur externalisé. L’important est de s’orienter vers un système évolutif.

 

La diffusion des documents

Les documents stockés doivent pouvoir être transmis après avoir été trouvé, grâce au système d’indexation, à l’issue d’une recherche.

La transmission peut se faire par deux principaux moyens : Internet ou l’intranet de l’entreprise.

 

La destruction des documents

La GED permet aux auteurs d’un document de détruire ce dernier.

 

GED : quelles sont ses principales fonctionnalités ?

 

Le système de gestion électronique des documents permet d’améliorer la gestion de vos documents grâce à 5 fonctionnalités principales :

• le contrôle de la mise à disposition des documents auprès des collaborateurs ou des partenaires ;
• la création d’un historique des opérations, afin de répondre avec exactitude aux requêtes de clients ou de collaborateurs ;
• le rattachement des données qualités au CRM ou à l’ERP de l’entreprise ;
• la réassurance des clients, grâce à l’aspect collaboratif que permet la GED. Ils ont connaissance du niveau d’avancée dans le traitement du dossier client ;
• l’utilisation collaborative des documents, qui permet aux collaborateurs intéressés d’annoter, de transférer ou de valider les documents.

 

Comment mettre en place la GED dans son entreprise ?

 

Comment choisir sa solution GED quand on dirige une entreprise du bâtiment ? Pour choisir l’outil qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise, vous devez vous poser les bonnes questions :

• Quels types de documents mon entreprise gère-t-elle ? Des documents PDF, des documents textes, des images, des vidéos ?
• Quel est le volume de documents qui doivent être gérés par l’entreprise ?
• Ai-je besoin de sécuriser l’accès aux documents ?
• Comment travaille mon entreprise ? Quelle place ont les documents dans le processus de travail ?
• Quels sont les niveaux de besoins de l’entreprise en matière de partage de documents ? De conservation ?

 

Combien coûte la mise en place d’une GED et sa maintenance ?

 

Le tarif moyen pour la mise en place varie en moyenne entre 20 000 et 40 000 €.

Le coût dépend de plusieurs facteurs :

• les objectifs de l’entreprise ;
• les besoins de l’entreprise ;
• la réalisation de certaines étapes de process GED en interne ;
• le type de solution (On-premise ou Saas).

Si l’implantation d’une GED a un coût, elle permet parallèlement de réduire certaines dépenses, notamment au niveau de la sécurisation des données, de la productivité, de l’efficacité, de la quantité de papier utilisée ou encore des accessoires d’impression.