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Réussir le suivi de chantier : comment bien organiser et gérer son chantier ?

Réussir le suivi de chantier : comment bien organiser et gérer son chantier ?

En fonction de la nature des travaux, un chantier peut durer plusieurs mois, voire s’étaler sur plus d’une année. Afin que le client soit satisfait à la livraison, il est important que le chantier fasse l’objet d’un suivi méticuleux. Comment bien organiser et gérer son chantier ? Comment mettre en place un suivi de chantier de qualité pour qu’il soit placé sous le signe de la réussite ? Quelles sont les différentes étapes à ne pas négliger ? Quels outils utiliser pour faciliter son suivi de chantier ? Explications.

 

En quoi consiste un suivi de chantier ?

 

Un suivi de chantier consiste à :

  • organiser le déroulement des travaux, dans le respect du cahier des charges, des normes environnementales, des normes de sécurité et du budget ;
  • coordonner les artisans ;
  • attribuer les différents rôles ;
  • surveiller régulièrement l’avancée des travaux, afin de maîtriser les délais ;
  • organiser et conduire les réunions de chantier, afin de faire le point sur l’avancée des travaux, sur la qualité des réalisations, et de planifier les prochaines opérations à mener.

Il s’agit ainsi de l’ensemble des activités qui doivent être menées pour permettre le bon déroulement du chantier.

 

Qui organise le suivi de chantier ?

 

En règle générale, le maître d’œuvre se charge du suivi du chantier.

Le suivi du chantier suppose de posséder des qualités de rigueur pour gérer au mieux l’organisation des travaux.

 

Quelles sont les étapes d’un suivi de chantier réussi ?

 

Comment réussir son suivi de chantier ?

Pour mener à bien le chantier, la planification est une étape essentielle du suivi de chantier.

 

Un suivi de chantier réussi est un suivi qui se déroule en un certain nombre d’étapes incontournables :

  • la planification ;
  • l’identification des ressources nécessaires ;
  • la bonne installation sur le chantier ;
  • la communication avec les différentes parties prenantes ;
  • les visites de chantier ;
  • le respect du budget ;
  • le respect des normes ;
  • le suivi administratif du chantier.

 

La planification du chantier

Préparez un calendrier d’intervention. Le plus difficile à ce stade est de prévoir :

  • les difficultés qui peuvent survenir ;
  • la quantification d’un point de vue temps ;
  • les ressources nécessaires.

Pour parvenir à ce résultat, il vous faudra :

  • découper le travail en lots de travaux ;
  • gérer les commandes ;
  • échelonner les livraisons ;
  • structurer les tâches et les prioriser ;
  • attribuer un responsable pour chaque tâche, etc.

Les sous-traitants doivent être intégrés à ce planning d’intervention.

Vous devrez également prévoir la location des engins et anticiper leur disponibilité.

 

L’identification des ressources nécessaires

Ces ressources sont de trois natures : humaines, matérielles et les véhicules.

Le planning de chantier vous permet déjà d’identifier les ressources dont vous avez besoin pour la bonne réalisation du chantier.

Les ressources humaines et matérielles doivent être affectées aux différents chantiers. Il s’agit ensuite de les coordonner. Chaque mission doit être détaillée, avec mention des dates d’intervention et des délais à respecter.

Il vous faudra également planifier la livraison des matériaux et identifier un lieu de stockage.

 

La bonne installation sur le chantier

Pour qu’un chantier se termine bien, et dans les temps, il est déjà essentiel qu’il commence bien, et sans retard !

Le Plan d’installation de chantier (PIC) est un document qui organise l’espace de chantier, les flux de véhicules, de matériaux et de personnes.

Le PIC contient des informations utiles à tous les acteurs du chantier :

  • le plan topographique ;
  • le plan de masse ;
  • la base de vie ;
  • les réseaux de distribution ;
  • les zones de stockage du matériel ;
  • l’altitude ou la hauteur des installations de l’ouvrage ;
  • l’emplacement des engins ;
  • les dimensions des clôtures qui ferment le chantier ;
  • les zones de circulation ;
  • la gestion environnementale.

 

La communication avec les différentes parties prenantes

Pour que le chantier se déroule au mieux, essayez de faire remonter régulièrement toutes les informations clés. Il sera ainsi plus facile de coordonner les différentes interventions.

L’organisation régulière de réunions de chantier permet également de faire circuler les informations. Elles laissent aussi la parole aux artisans, qui peuvent exprimer leurs attentes, leurs inquiétudes et leurs satisfactions.

 

Les visites de chantier

Après la réunion de chantier vient la visite. Elle permet de contrôler, constater ce qui a été dit.

Trois objectifs guident ces visites :

  • éviter les malfaçons ;
  • éviter les accidents professionnels ;
  • limiter l’impact environnemental du chantier.

 

Le respect du budget

Toutes les dépenses relatives au chantier doivent s’inscrire dans l’enveloppe budgétaire prévue initialement.

Il peut s’avérer intéressant de mettre en place un suivi des seuils et d’activer des alertes. Vous serez ainsi en mesure de prendre à temps les mesures adéquates et faire preuve de réactivité dans l’hypothèse où les dépenses réelles viendraient à dépasser le budget prévisionnel.

 

Le respect des normes

Des points réguliers de suivi QHSE (qualité, hygiène, santé et sécurité) doivent être réalisés, afin de s’assurer du respect des normes en matière d’hygiène, de sécurité des acteurs du chantier, et d’évaluer l’impact environnemental des matériaux et des activités.

 

Le suivi administratif du chantier

Tout au long du chantier, vous devez vous organiser la collecte rigoureuse de tous les documents relatifs au chantier :

  • photos ;
  • plans ;
  • bons de livraison ;
  • ou encore devis et factures.

Conservez une trace des échanges des réunions de chantier en rédigeant un compte rendu de réunion que vous transmettrez ensuite à tous les acteurs du chantier. Avant chaque visite de chantier, veillez à relire le précédent compte rendu de réunion.

 

Quels sont les outils d’un bon suivi de chantier ?

 

Pour réaliser un suivi de chantier de qualité et gagner du temps, vous disposez de deux options :

  • le tableur Excel ;
  • le logiciel de suivi de chantier.

 

Suivre un chantier à l’aide d’un tableur Excel

Dans la plupart des cas, les entreprises de BTP utilisent un tableur pour suivre les chantiers. Il s’agit d’un outil facilement accessible, gratuit et relativement simple d’utilisation, qui peut par conséquent être utilisé par toutes les entreprises, quels que soient leur budget et leur niveau de compétence en informatique.

Excel présente toutefois l’inconvénient de ne pas être un outil collaboratif. Les données qui y figurent sont statiques. Si différents collaborateurs modifient le document sans s’en informer, vous vous retrouvez alors avec plusieurs versions du document, qu’il va ensuite falloir fondre en un seul. Ces modifications sont chronophages et augmentent le risque d’erreurs.

Pour résumer, l’utilisation d’un tableau comporte de nombreuses limites :

  • les erreurs dues aux saisies manuelles ;
  • la tenue des tableaux de bord qui manquent de possibilités d’automatisation et sont par conséquent chronophages ;
  • l’absence de caractère collaboratif, ne permettant pas le travail de plusieurs acteurs sur un même document ;
  • le manque de visibilité au moment de la mise à jour des données ;
  • l’absence de flexibilité en cas de l’existence de plusieurs chantiers à coordonner.

 

Réaliser un suivi de chantier grâce à un logiciel

Au contraire, un logiciel de suivi des chantiers permet une mise en commun immédiate des données, car chaque acteur du suivi de chantier peut y entrer des modifications. Vous n’avez plus besoin de reporter vos prises de note et pouvez utiliser votre logiciel en direct.

Les logiciels de suivi vous offrent par ailleurs la possibilité d’y rédiger vos comptes rendus de chantier et de suivre les réserves.

Pour résumer, le logiciel de chantier est utile à plusieurs égards :

  • la planification efficace des opérations ;
  • le suivi des évolutions ;
  • l’optimisation de la gestion des ressources ;
  • le calcul du prévisionnel des chantiers ;
  • la visualisation de l’état d’avancement des chantiers en temps réel ;
  • le partage des informations en temps réel ;
  • la synchronisation des données ;
  • éditer des rapports de chantier et des comptes rendus en temps réel.

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