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Réunion de chantier : les conseils pour bien l’organiser

Réunion de chantier : les conseils pour bien l’organiser

Dans le secteur du bâtiment, la communication est essentielle entre les différents acteurs. Afin d’assurer la réussite de votre chantier, il est essentiel de prévoir des temps d’échange et de bilan. La réunion de chantier est par conséquent un moment indispensable à la bonne marche du projet. En quoi consiste ce type de réunion ? Pourquoi est-elle incontournable ? Quand doit-elle avoir lieu ? Découvrez 8 conseils pour réussir votre réunion de chantier.

 

En quoi consiste une réunion de chantier ?

 

La réunion de chantier rassemble les principaux acteurs qui interviennent dans le cadre du déroulement des travaux :

  • le maître d’oeuvre ;
  • le maître de l’ouvrage, bien que sa présence ne soit pas obligatoire ;
  • les artisans ou les entreprises du bâtiment ;
  • les fournisseurs ;
  • les consultants ;
  • les éventuels actionnaires.

La réunion de chantier est supposée se tenir sur les lieux même où se déroulent les travaux, mais ce n’est pas toujours le cas. Il est toutefois essentiel que des visites de chantier soient régulièrement organisées régulièrement.

 

Pourquoi est-ce un moment important ?

 

La réunion de chantier est l’occasion de :

  • faire le point sur l’avancée des travaux ;
  • faire état des dysfonctionnements éventuels et des solutions à apporter ;
  • faire un point sur les ajustements à effectuer ;
  • valider le choix de matériaux ou d’équipements ;
  • mettre en relation les différents corps de métier ;
  • anticiper les retards et les imprévus.

La réunion de chantier est par conséquent un outil de coordination indispensable.

 

À quel moment a lieu la réunion de chantier ?

 

Au cours d’un chantier, il ne doit pas y avoir une mais plusieurs réunions.

 

La fréquence des réunions

La réunion de chantier peut se tenir :

  • une fois par semaine : Il s’agit des réunions techniques, qui ne nécessitent pas forcément l’établissement d’un procès-verbal. Les problèmes qui y sont évoqués devront être immédiatement résolus, afin de favoriser la bonne marche du chantier ;
  • une fois par mois, au minimum.

Certains facteurs détermineront à quelle fréquence vous devez prévoir les réunions. Il s’agit notamment :

  • des disponibilités de chacun ;
  • de la taille du projet ;
  • de sa complexité ;
  • des enjeux financiers.

 

La réunion de lancement

Un mois après le début de chantier, il convient de prévoir une réunion de lancement. Ce moment est déterminant, car il permettra de :

  • fixer les règles du chantier ;
  • faire un point sur la réglementation ;
  • faire état des questions contractuelles.

 

8 conseils pour réussir sa réunion de chantier

 

astuces pour organiser sa réunion de chantier

Une bonne réunion de chantier demande avant tout de l’anticipation, de l’écoute et de la réactivité.

 

Voici huit conseils essentiels pour que votre réunion de chantier soit une réussite :

  • déterminer les rôles de chacun ;
  • planifier sa réunion ;
  • mettre à jour le planning ;
  • anticiper les problèmes ;
  • détecter les situations conflictuelles ;
  • ne pas négliger la sécurité ;
  • anticiper les surcoûts ;
  • rédiger un compte rendu de réunion de chantier.

 

1. Déterminer les rôles de chaque intervenant

Un chantier est un lieu où se croise un nombre important de corps de métier. De l’électricien au couvreur, du plaquiste au peintre, du carreleur au charpentier, du maçon au plombier, c’est tout un petit monde qui gravite autour de la construction en cours.

Lorsque vous menez votre réunion de démarrage, vous devez par conséquent préciser quels seront les rôles de chacun, surtout dans le cas où vous feriez appel à des entreprises sous-traitantes.

Plusieurs aspects doivent être clarifiés :

Plus vous anticiperez, plus votre chantier se déroulera correctement. Le jour J, chacun doit savoir quoi faire. Vous gagnerez ainsi en productivité.

 

2. Planifier le déroulement de la réunion

Pour être efficace, une réunion doit être organisée. Ne vous présentez pas sans savoir ce que vous avez à dire. Vous devez avoir identifié les points à traiter et savoir quelle durée consacrer à chacun d’entre eux.

Afin que vos réunions de chantier soient utiles à tous et productives, veillez à :

  • envoyer une convocation de chantier ;
  • choisir le même jour chaque semaine ou la même date chaque mois : La date étant régulière, les intervenants le bloqueront automatiquement, ce qui réduira le risque d’absentéisme ;
  • exiger des participants qu’ils soient ponctuels ;
  • interdire le téléphone durant les réunions ;
  • déterminer une plage horaire fixe : Cela vous contraindra à ne pas déborder. Vous irez droit au but et éviterez les interminables débats ;
  • définir un ordre de jour : Commencez toujours par les points les plus urgents ;
  • choisir des points qui concernent tous les participants : Rien n’est plus pénible que d’assister à une réunion qui aborde des questions qui ne nous apporte rien. Par courtoisie, traitez les points qui ne regardent qu’un ou deux artisans en dehors de ces réunions ;
  • démarrer votre réunion en captant l’attention de l’auditoire ;
  • laisser la parole à tout le monde, tout en recadrant les échanges si vous notez des hors sujets ;
  • penser à présenter les nouveaux intervenants ;
  • prévoir un temps d’émargement.

 

3. Mettre à jour votre planning

Afin d’être crédible et pertinent, vous devez entamer la réunion de chantier en ayant mis à jour le planning. Certains travaux ont peut-être pris du retard, d’autres ont été terminés avec un peu d’avance.

Sur ce point, l’utilisation d’un outil de suivi de chantier tels qu’un logiciel de planning de chantier peut s’avérer utile.

 

4. Anticiper les problèmes

Vous redoutez des problèmes d’approvisionnement ? Une importante vague de froid doit s’abattre sur le pays ?

Il est impensable d’attendre que le problème ne survienne. Vous devez l’anticiper et prévoir des solutions. Par quels matériaux remplacer ceux qui seront peut-être en rupture de stock ? Comment réorganiser le planning en prévision d’un arrêt du chantier pour cause de grand froid ?

En conservant une vision à long terme, vous augmenterez vos chances de voir votre chantier se terminer dans les temps et dans de bonnes conditions.

 

5. Détecter les situations conflictuelles

Il peut arriver que des artisans ou des entreprises ne parviennent pas à fonctionner ensemble. Vous devrez alors favoriser le dialogue, afin que la situation trouve une issue favorable à la bonne marche du chantier.

 

6. Ne pas négliger la sécurité

Dans le secteur du bâtiment, la sécurité est essentielle. Lors de vos visites de chantier, pensez à vérifier :

  • l’état du matériel ;
  • les conditions d’accès au chantier ;
  • les éventuels risques dus à la fragilité des travaux récemment effectués.

Si vous avez le moindre doute, faites-en part au responsable de la sécurité.

Pensez à rappeler régulièrement à vos équipes et aux différents artisans les règles en la matière.

 

7. Anticiper les surcoûts

Si vous avez repéré une malfaçon lors de vos précédentes visites, vous devrez probablement refaire des travaux, si vous êtes responsable du problème. Dans ce cas, des surcoûts sont à prévoir.

Il est par conséquent nécessaire de toujours disposer d’un fond de sécurité, afin de couvrir les frais.

 

8. Rédiger un compte rendu

Ce qui se dit dans une réunion correspond à un plan d’action. Il est par conséquent important de communiquer ce dernier.

Le compte rendu de chantier doit être rédigé par le chef de chantier.

Par la même occasion, vous remerciez l’ensemble des intervenants.

Le procès-verbal de chantier est un document à transmettre au client. Il contribue à le rassurer. Le maître de l’ouvrage voit en effet que le suivi du chantier est effectué correctement. Vous disposez par ailleurs d’un écrit sur lequel vous fonder pour échanger plus facilement avec le client.

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