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Faire un bon de commande dans le BTP
En tant que professionnel du BTP, vous pouvez être amené à éditer des bons de commande pour vendre des produits physiques. Comment définir la fonction de ce document ? Quels sont ses avantages ? En quoi est-il différent du devis ? Comment faire un bon de commande BTP ? Quelles sont les mentions obligatoires ? Découvrez tout ce que vous devez savoir sur le bon de commande dans le secteur du bâtiment.
À quoi sert un bon de commande dans le BTP ?
Le bon de commande dans le secteur du bâtiment est un document commercial qui permet d’apporter du formalisme aux échanges avec vos clients. L’objet du bon de commande est la vente d’une marchandise, d’un équipement ou encore d’un produit.
Il précise les modalités de vente, afin d’éviter tout risque de conflits ultérieurs entre l’acheteur et le vendeur.
Quelle est la différence entre un devis et un bon de commande ?
Alors qu’un devis non signé n’engage pas le client, un devis travaux signé ou un bon de commande signé valent contrat. Un client peut tout à fait demander plusieurs devis à des artisans différents pour comparer les prix des prestations. Une fois qu’il a pris une décision et décidé de passer par un artisan, il signe le devis ou demande l’établissement d’un bon de commande. Ces derniers documents formalisent l’engagement des deux parties.
Notez par ailleurs que le bon de commande porte sur les ventes physiques, alors que le devis est davantage utilisé dans le cadre d’une prestation de service.
Bon de commande dans le bâtiment : quelles sont les mentions obligatoires ?
Les CGV font partie des mentions obligatoires du bon de commande BTP.
Pour établir un bon de commande en bonne et due forme, différentes mentions doivent figurer sur le document :
- la forme et la raison sociale de l’entreprise,
- le numéro de SIREN de votre entreprise,
- l’adresse de l’entreprise,
- les coordonnées téléphoniques ou mail,
- le numéro RCS,
- le nom du client,
- l’adresse du client,
- ses coordonnées,
- le numéro de référence de la commande,
- la date de la commande,
- la description de la marchandise,
- la quantité de marchandises,
- le prix unitaire HT et TVA compris des marchandises,
- le montant total HT et TTC pour chaque ligne de commande de marchandise,
- la date de livraison,
- les frais de livraison,
- les conditions de livraison,
- les modes de règlement acceptés,
- les délais de livraison,
- la mention d’un acompte si celui-ci est demandé,
- les CGV (conditions générales de vente),
- les modalités relatives à la garantie, le cas échéant,
- les délais de rétraction,
- la date de signature,
- les signatures des deux parties, accompagnées de la mention « bon pour commande ».
Attention, si vous n’appliquez pas la TVA, pensez à indiquer « TVA non applicables, article 293b CGI ».
Comment bien rédiger vos CGV ?
Les conditions générales de vente intégrées à votre bon de commande sont essentielles. Elles permettent en effet de formaliser les informations précontractuelles.
Elles doivent être lues et acceptées par les clients, professionnels ou particuliers.
Comme vous le faites pour le bon de commande, il est nécessaire d’inclure certaines mentions obligatoires dans vos CGV afin que ces dernières aient une valeur juridique.
Précisez dans vos CGV :
- les conditions de règlement de la commande,
- les conditions et taux de pénalités en cas de retard de règlement,
- le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement si vous devez faire face à un impayé,
- les éventuels rabais et remises,
- le barème de calcul des prix unitaires des marchandises,
- la clause de transfert de propriété ou la clause de réserve de propriété, le cas échéant,
- le droit de rétractation.
Comment vous assurer que le client a bien pris connaissance des conditions générales de vente ? Il existe deux cas de figure :
- le bon de commande papier : Dans ce cas, vous demandez au client de signer les deux côtés du document ;
- le bon de commande électronique : Prévoyez un système de renvoi avec l’obligation de cocher une case attestant de la bonne lecture des CGV.
Comment structurer un bon de commande BTP ?
Sur le plan de la présentation formelle de votre bon de commande, vous pouvez organiser les informations comme suit :
- les informations sur l’identité de votre entreprise, en haut à gauche du document ;
- les informations sur l’identité du client, en haut à droite du bon ;
- les éléments sur la description des marchandises, leur prix unitaire, HT et TTC, au centre du bon, dans un tableau ;
- les éléments qui concernent le montant total HT et TTC, en bas à droite du tableau ;
- un encart en dessous sur les modalités de paiement ;
- un encart encore en dessous sur les modalités de livraison ;
- une partie dédiée aux éléments de signature ;
- vos CGV.
Le bon de commande est-il obligatoire dans le BTP ?
Non, il n’est pas obligatoire d’établir un bon de commande. Aucun texte ne l’impose. Si le vendeur et l’acheteur sont en accord sur la chose vendue et sur le prix de vente, alors il n’est pas nécessaire de formaliser cette entente.
Malgré un accord de principe, il est recommandé de systématiquement faire signer un bon de commande par les deux parties, afin d’éviter tout litige futur.
Lorsque vous édictez une facture, n’oubliez pas de faire référence au bon de commande à l’origine de la transaction.
Quels sont les avantages du bon de commande pour les artisans du bâtiment ?
Dans le secteur du BTP, le bon de commande a plusieurs avantages :
- apporter la preuve qu’une commande a été passée : Cette preuve peut par exemple être demandée par les services fiscaux ;
- permettre au client de disposer de toutes les informations qui concernent la commande ;
- inviter le client à régler la commande dès réception ;
- prévenir les risques de contestations du client et les litiges potentiels.
Existe-t-il des logiciels d’édition de bons de commande ?
Pour établir votre bon de commande BTP, il est tout à fait possible de passer par un simple logiciel de traitement de texte ou de type Excel.
Si vous préférez un logiciel tout en 1, il existe des logiciels de facturation BTP qui vous permettent d’éditer des devis, factures et bons de commande. Ils possèdent toutes les fonctionnalités nécessaires pour accélérer le processus d’édition du document.
Avec un logiciel dédié, vous produisez des documents plus modernes, plus clairs et vous le faites bien plus rapidement. Vous améliorez ainsi votre image et votre productivité.
Certains logiciels de gestion BTP possèdent d’autres fonctionnalités intéressantes pour un professionnel du BTP :
- suivi de chantier,
- planning de chantier,
- suivi des documents relatifs aux employés,
- suivi des relations avec les fournisseurs.
